Vertretungsarzt auf Honorarbasis – das müssen Sie steuerlich beachten

Als Vertretungsarzt oder -ärztin auf Honorarbasis genießen Sie viele Freiheiten – gleichzeitig bringt diese selbständige Tätigkeit aber steuerliche Pflichten mit sich. Wer die wichtigsten Regeln kennt, kann von Anfang an Steuern sparen und Risiken vermeiden. In diesem Beitrag erfahren Sie, was Sie rund um Einkommensteuer, Umsatzsteuer, Sozialversicherung und Betriebsausgaben beachten sollten.

1. Sie sind steuerlich selbständig – und nicht angestellt

Wenn Sie auf Honorarnotenbasis arbeiten, gelten Sie steuerlich als Einzelunternehmer:in und führen eine freiberufliche Tätigkeit aus. Das bedeutet:

• Sie müssen eine betriebliche Steuernummer beim Finanzamt beantragen.

• Ihre Einnahmen unterliegen der Einkommensteuer.

• Sie müssen sich bei der SVS (Sozialversicherung der Selbständigen) melden.

💡 Tipp: Auch wenn Sie nur „gelegentlich einspringen“ – für das Finanzamt ist jede auf Honorarbasis abgerechnete ärztliche Tätigkeit ein steuerlich relevantes Einkommen.

2. Einkommensteuer: Einnahmen-Ausgaben-Rechnung erforderlich

Als Honorarkraft sind Sie verpflichtet, eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zu führen. Dabei erfassen Sie:

• Ihre Honorareinnahmen (z. B. aus Vertretungen in Ordinationen, Ambulatorien, Privatkliniken)

• Ihre betrieblich veranlassten Ausgaben (z. B. Fachliteratur, Kfz, Fortbildungen, Praxissoftware)

Der daraus entstehende Gewinn unterliegt der Einkommensteuer. Ab einem Gesamteinkommen von rund EUR 13.308,00 jährlich (Stand 2025) fällt Einkommensteuer an.

3. Umsatzsteuer: Befreit oder pflichtig?

Heilbehandlungen, die ein Arzt oder eine Ärztin im Rahmen der individuellen Betreuung von Patient:innen erbringt, sind gemäß § 6 UStG von der Umsatzsteuer befreit.

Das bedeutet:

• Vertretungstätigkeiten in Kassenordinationen, Ambulanzen oder Wahlarztpraxen sind in der Regel umsatzsteuerfrei.

• Leistungen wie Gutachten, Impfaktionen für Unternehmen oder arbeitsmedizinische Kontrolluntersuchungen können umsatzsteuerpflichtig sein.

• Falls Sie nebenbei andere Leistungen (z. B. Beratung, Kurse, medizinische Tests ohne Heilzweck) anbieten, kann Umsatzsteuer anfallen.

💡 Tipp: Lassen Sie Ihre Leistungen im Zweifel von Steuerberater:innen prüfen – eine falsche Einordnung kann teuer werden.

4. Sozialversicherung: SVS statt GKK

Als Honorarkraft unterliegen Sie der Pflichtversicherung in der SVS (Sozialversicherung der Selbständigen), sobald Ihre Einkünfte folgende Grenzwerte überschreiten (Stand 2025):

• Gewinn über EUR 6.613,00 jährlich → volle Sozialversicherung

• Beiträge umfassen Kranken-, Pensions- und Unfallversicherung

• Zusätzlich wird eine Pensionsversicherung für Ärzte (§ 44a GSVG) berücksichtigt

Wichtig: Sie müssen sich selbstständig bei der SVS melden – am besten innerhalb eines Monats nach Aufnahme der Tätigkeit.

5. Welche Ausgaben dürfen Sie absetzen?

Als selbständige:r Vertretungsarzt:ärztin dürfen Sie alle betrieblich veranlassten Ausgaben absetzen. Dazu zählen:

• Reisekosten, Kilometergeld, Kfz-Kosten (z. B. für Einsätze in anderen Ordinationen)

• Arbeitsmittel und Kleidung, soweit es sich um typische Berufskleidung handelt

• Fachliteratur, Fortbildung, Kongresse

• EDV, Software, Praxisorganisation

• Steuerberatungskosten

💡 Unser Tipp: Führen Sie von Beginn an ein digitales Belegarchiv – so vermeiden Sie Nachverrechnungen und erleichtern sich die Steuererklärung.

6. Wann lohnt sich die Zusammenarbeit mit Steuerberater:innen?

Spätestens ab dem ersten regelmäßigen Auftrag oder wenn Sie über mehrere Monate verteilt Honorarnoten schreiben, lohnt sich eine steuerliche Beratung. Denn:

• Falsche Einstufung kann zu Steuernachzahlungen führen

• Fehlende Meldungen bei der SVS können Verspätungszuschläge auslösen

• Eine gute Planung spart Einkommensteuer, Sozialversicherung und Zeit

📩 Sie arbeiten bereits auf Honorarbasis oder möchten damit starten? Dann vereinbaren Sie ein kostenloses Erstgespräch mit unserem Ärzt:innen-Team – wir begleiten Sie von der ersten Honorarnote bis zur fertigen Steuererklärung.