Registrierkassenpflicht in Arztpraxen – das sollten Ärzt:innen beachten

Für Unternehmer:innen in Österreich gelten seit einigen Jahren strengere Regeln für die Aufzeichnung von Bareinnahmen. Diese Vorgaben betreffen auch viele Arztpraxen – insbesondere dann, wenn Patient:innen Leistungen direkt vor Ort bezahlen. Grundsätzlich müssen daher Arztpraxen jede Bareinnahme einzeln dokumentieren, um eine nachvollziehbare Ermittlung der Tagesumsätze zu ermöglichen.

Wann eine Registrierkasse verpflichtend ist

Eine elektronische Registrierkasse ist erforderlich, sobald bestimmte Umsatzgrenzen überschritten werden.

Die Pflicht entsteht, wenn:

• der Jahresumsatz eines Betriebs mehr als 15.000 € netto beträgt und
  davon mehr als 7.500 € als Barumsatz (Bargeldzahlungen, Bankomatkartenzahlungen, Kreditkartenzahlungen) erzielt werden.

Technische Anforderungen an Registrierkassen

Registrierkassen müssen bestimmte gesetzliche Anforderungen erfüllen. Dazu gehört insbesondere eine technische Sicherheitseinrichtung, die Manipulationen verhindern soll.

Ein Kassensystem muss unter anderem folgende Funktionen aufweisen:

• Aufzeichnung sämtlicher Umsätze in einem Datenerfassungsprotokoll

• Ausstellung eines Belegs für jede Barzahlung

• Verbindung zu einer Sicherheitseinrichtung mit elektronischer Signatur

• eindeutige Identifikation der Kasse

Belegerteilung – Pflicht bei jeder Barzahlung

Unabhängig davon, ob eine Registrierkasse verwendet werden muss oder nicht, gilt eine weitere wichtige Verpflichtung: Bei Barzahlungen muss immer ein Beleg ausgestellt werden.

Der Beleg kann entweder ausgedruckt oder elektronisch übermittelt werden, etwa per E-Mail. Wichtig ist jedoch, dass er unmittelbar im Zusammenhang mit der Zahlung erstellt wird.

Der Unternehmer muss eine Kopie bzw. elektronische Speicherung des Belegs aufbewahren. Wie bei anderen steuerlichen Unterlagen gilt in der Regel eine Aufbewahrungsfrist von 7 Jahren.

Beginn und Wegfall der Registrierkassenpflicht

Die Verpflichtung zur Verwendung einer Registrierkasse entsteht nicht sofort, wenn die Umsatzgrenzen überschritten werden. Es gibt eine Übergangsfrist, innerhalb derer ein geeignetes Kassensystem eingerichtet werden muss.

Umgekehrt kann die Verpflichtung auch wieder entfallen, wenn die maßgeblichen Umsatzgrenzen dauerhaft unterschritten werden und absehbar ist, dass dies auch in Zukunft so bleibt.

Mögliche Folgen bei Verstößen

Wer trotz bestehender Verpflichtung keine ordnungsgemäße Registrierkasse verwendet, riskiert finanzielle Konsequenzen. Verstöße können als Finanzordnungswidrigkeit gewertet werden und mit Geldstrafen bis zu 5.000 € geahndet werden.

Darüber hinaus kann die Finanzverwaltung die Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung anzweifeln. In solchen Fällen besteht das Risiko, dass Umsätze geschätzt werden.

Fazit

Die Registrierkassenpflicht betrifft auch viele Arztpraxen – vor allem dann, wenn Barzahlungen eine Rolle spielen. Neben der technischen Ausstattung sind dabei auch Aufzeichnungspflichten und Belegerstellung zu beachten. Als Steuerberater unterstützen wir Ärzt:innen dabei, ihre Kassenführung gesetzeskonform zu organisieren, die passenden Systeme auszuwählen und typische Fehlerquellen frühzeitig zu vermeiden.

Visuelle Gestaltung: Hannah Dardis