Papierlos in der Praxis – wie Sie steuerlich und organisatorisch davon profitieren

Immer mehr Ordinationen steigen auf digitale Abläufe um – von der Belegerfassung bis zur Patient:innenkommunikation. Was früher in Aktenschränken verstaubte, findet heute digital statt: effizient, platzsparend und steuerlich optimierbar. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie als Ärzt:in durch eine papierlose Praxis nicht nur Zeit, sondern auch Steuern sparen.

1. Weniger Papier – mehr Übersicht im Steueralltag

Ein papierloses System bedeutet, dass alle (oder zumindest ein Großteil der) Belege, Rechnungen und Dokumente digital erfasst, verarbeitet und archiviert werden. Das bringt konkrete Vorteile:

• Kein Zettelchaos: Belege sind jederzeit auffindbar und verlustsicher gespeichert.

• Schnellere Zusammenarbeit mit der Steuerberatungskanzlei: Digitale Unterlagen lassen sich automatisiert übermitteln – z. B. via BMD Cloud, oder individualisierte Softwarelösungen (wie z.B. iurio bei Simplify Tax Steuerberatung).

💡 Tipp: Mit Tools wie GetMyInvoices oder FreeFinance lassen sich Eingangsrechnungen sogar automatisiert erfassen und nach Kategorien sortieren.

2. Steuerlich anerkannt – aber richtig aufbereitet

Das österreichische Steuerrecht erlaubt ausdrücklich die digitale Buchführung und Archivierung, solange die Dokumente:

• zeitnah erfasst,

• unveränderbar gespeichert,

• und jederzeit prüfbar sind (§ 131–132 BAO).

Wichtig für die Absetzbarkeit:
Ein digital archivierter Beleg muss dieselben Informationen enthalten wie das Original – inkl. Name, Leistung, Betrag, Datum und UID-Nummer (bei Rechnungen über 400 € netto). Die Aufbewahrungsfrist beträgt 7 Jahre.

3. Betriebsausgabe: Digitalisierungskosten absetzen

Der Umstieg auf digitale Prozesse ist nicht nur praktisch – er bringt auch steuerliche Vorteile. Die damit verbundenen Kosten gelten als absetzbare Betriebsausgaben, etwa:

• Anschaffungskosten für Scanner, Tablets, Bildschirme

• Lizenzen für Dokumentenmanagementsysteme

• Kosten für digitale Signaturen oder Online-Terminsoftware

• Cloud-Speicherlösungen (z. B. Google Drive, OneDrive Business)

• Einschulung und Beratung für den Digitalisierungsprozess

💡 Unser Tipp: Wenn größere Investitionen anstehen (über 1.000 € netto), achten Sie auf die richtige Abschreibung. Wir unterstützen Sie bei der steuerlich optimalen Behandlung.

4. Patientenverwaltung: DSGVO-konform digitalisieren

Auch die digitale Patientenakte bringt viele Vorteile – aber auch Verpflichtungen. Wichtig:

• Die Software muss DSGVO-konform sein.

• Es braucht technische und organisatorische Maßnahmen zum Datenschutz (z. B. Verschlüsselung, Zugriffsschutz).

• Die Dokumentation medizinischer Leistungen muss lückenlos nachvollziehbar sein.

✅ Für steuerliche Zwecke ist es entscheidend, dass alle Leistungen (z. B. Wahlleistungen) korrekt dokumentiert sind – insbesondere bei gemischter Umsatzsteuerpflicht.

5. Zeit sparen, Fehler vermeiden, Überblick behalten

Mit einer digitalen Ordination reduzieren Sie manuelle Fehler, behalten Ihre Liquidität besser im Blick und können Auswertungen automatisiert erstellen (z. B. Umsatz pro Quartal, Kostenschwerpunkte). Das erleichtert:

• Vorauszahlungen planen

• Investitionen rechtzeitig setzen

• Steuertermine fristgerecht einhalten

📩 Sie überlegen, Ihre Praxis zu digitalisieren oder möchten wissen, welche Kosten Sie steuerlich absetzen können? Dann vereinbaren Sie jetzt ein kostenloses Erstgespräch mit unserem Ärzt:innen-Team – wir begleiten Sie Schritt für Schritt.