Arbeitgeber:in in der Ordination – Das sind Ihre wichtigsten Pflichten

Wer als niedergelassene:r Ärzt:in Mitarbeiter:innen beschäftigt, übernimmt automatisch die Rolle der Arbeitgeber:in – samt arbeitsrechtlicher, steuerlicher und organisatorischer Verpflichtungen. Auch wenn diese Aufgaben oft neben dem medizinischen Alltag als Belastung erscheinen, lassen sie sich mit guter Vorbereitung effizient umsetzen. In diesem Beitrag erhalten Sie einen praxisnahen Überblick über Ihre zentralen Pflichten – rechtssicher und verständlich erklärt.

Anmeldung bei der Sozialversicherung

Bevor eine neue Mitarbeiterin oder ein neuer Mitarbeiter in Ihrer Praxis den ersten Arbeitstag beginnt, muss die Anmeldung bei der Österreichischen Gesundheitskasse (ÖGK) erfolgen – und zwar vor Dienstantritt. Diese Anmeldung ist verpflichtend, egal ob es sich um Vollzeit, Teilzeit oder eine geringfügige Beschäftigung handelt. Eine verspätete Meldung kann zu empfindlichen Strafen führen. Die Übermittlung erfolgt in der Regel über ELDA und kann auch durch Ihre Steuerberatung abgewickelt werden.

Dienstzettel oder Dienstvertrag – was ist verpflichtend?

Spätestens einen Monat nach Beginn des Arbeitsverhältnisses muss ein Dienstzettel ausgehändigt werden. Darin sind die wesentlichen Eckpunkte des Arbeitsverhältnisses enthalten – etwa Beginn, Arbeitszeit, Gehalt, Tätigkeitsbeschreibung und welcher Kollektivvertrag gilt. In der Praxis ist es empfehlenswert, gleich einen schriftlichen Dienstvertrag zu erstellen. Dieser schafft mehr Klarheit und schützt bei späteren Missverständnissen oder Streitigkeiten. Besonders bei Teilzeitkräften, Befristungen oder variablen Arbeitszeiten ist ein schriftlicher Vertrag unerlässlich.

Lohnverrechnung und Abgaben korrekt abwickeln

Die monatliche Lohnverrechnung umfasst weit mehr als das Überweisen des Gehalts. Als Arbeitgeber:in müssen Sie auch Lohnsteuer, Sozialversicherungsbeiträge sowie diverse Abgaben wie den Dienstgeberbeitrag (DB), den Zuschlag zum DB (DZ) und die Kommunalsteuer korrekt abführen. Zusätzlich fallen zweimal jährlich Sonderzahlungen an – das sogenannte 13. und 14. Gehalt (Urlaubszuschuss und Weihnachtsremuneration), wie im Kollektivvertrag vorgesehen.

Fehler in der Abrechnung können zu Nachforderungen, Säumniszuschlägen oder sogar Lohnabgabenprüfungen führen. Viele Ärzt:innen entscheiden sich daher dafür, die Lohnverrechnung auszulagern – ein Schritt, der sich in der Praxis bewährt hat.

Kollektivvertrag einhalten – und richtig anwenden

Für Ordinationspersonal gelten eigene Kollektivverträge – je nach Bundesland kann es hier Unterschiede geben. Diese regeln unter anderem Mindestgehälter, Sonderzahlungen, Arbeitszeiten, Einstufung nach Tätigkeit und Vordienstzeiten sowie Kündigungsfristen. Besonders wichtig ist die korrekte Einstufung der Mitarbeiter:innen in die richtige Verwendungsgruppe und Gehaltsstufe. Fehlerhafte Einstufungen können nicht nur zu Unzufriedenheit, sondern auch zu rechtlichen und finanziellen Folgen führen.

Arbeitszeit, Überstunden & Dokumentationspflichten

Die Arbeitszeit muss laufend aufgezeichnet werden – das ist gesetzlich vorgeschrieben. Ob manuell oder digital: Die tatsächlichen Kommen- und Gehen-Zeiten sowie Pausen müssen dokumentiert sein. Überstunden und Mehrarbeit sind entweder mit Zuschlägen zu bezahlen oder durch Freizeitausgleich abzugelten. Auch hier gibt der Kollektivvertrag den Rahmen vor.

Insbesondere bei Teilzeitkräften ist darauf zu achten, dass sogenannte Mehrarbeitsstunden – also jene über das vereinbarte Ausmaß hinaus, aber unter 40 Wochenstunden – ebenfalls korrekt abgegolten werden müssen.

Arbeitnehmerschutz & Organisation in der Praxis

Auch arbeitsschutzrechtlich tragen Sie Verantwortung. Dazu zählen die Arbeitsplatzevaluierung, die Einhaltung von Hygienevorgaben, Erste-Hilfe-Maßnahmen und – ab dem ersten Mitarbeitenden – die arbeitsmedizinische und sicherheitstechnische Betreuung. Diese kann über externe Präventivdienste organisiert werden. Auch verpflichtende Aushänge, wie der Kollektivvertrag oder arbeitsrechtliche Grundlagen, müssen in der Ordination zugänglich gemacht werden.

📩 Sie möchten wissen, ob Ihre Praxis alle Arbeitgeberpflichten erfüllt? Wir begleiten Sie dabei – von der ersten Anmeldung über den richtigen Kollektivvertrag bis hin zur laufenden Beratung bei arbeitsrechtlichen Fragen.